Gestão de tempo: Como priorizar e otimizar seu dia

A gestão do tempo nada mais é do que controlar o que fazemos ao longo do tempo. Parece fácil, certo? Nesse artigo conto como você pode melhorar essa habilidade.

No dia a dia fazer a gestão do tempo é muito mais complexo do que parece. São muitas informações, reuniões, mensagens, e-mails, prazos e você não vê o fim do seu dia sendo algo satisfatório, pois sempre restam atividades a serem realizadas.

Atualmente, temos tantos estímulos e informações disponíveis que torna difícil o processo de focar e ter atenção plena em algo. Herbert Simon, economista e ganhador do Prêmio Nobel criou o termo “economia da atenção”. O termo representa que a atenção é o “gargalo do pensamento humano” impondo limites ao que podemos perceber e fazer em ambientes estimulantes. O autor também identifica que “uma riqueza de informações cria uma falta de atenção”, sugerindo que ser multitarefa é um mito. Será?

Segundo a psicologia existem diferentes tipos de atenção: seletiva, alternada, sustentada e concentrada.

• Seletiva: Um indivíduo com atenção seletiva não se distrai quando determina para onde sua atenção será direcionada e, por isso, não se incomodam com barulhos e outros fatores que possam distrair ou desviar sua atenção. Geralmente acontece de forma inconsciente.
• Alternada: Habilidade de alternar o foco da atenção sem perder o totalmente a atenção. Exemplo: dirigir um carro e estar atento aos estímulos ao redor.
• Sustentada: Habilidade de se manter focado durante um longo período em uma atividade de forma intensa e constante. Exemplo: permanecer atenta durante uma aula, palestra e estudos.
• Concentrada: Dar atenção a apenas uma atividade por vez. O cenário ideal para desenvolver a atenção concentrada é dividir a jornada de trabalho em fatias. Lembra muito o princípio da técnica Pomodoro*.

A técnica Pomodoro consiste em usar um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de foco de 25 minutos, separados por pequenas pausas.

Para conseguir terminar mais atividades ao longo do dia e ser mas efetivo em quais delas focar, é preciso levar em conta que nem tudo é uma prioridade e deve ser feito urgentemente. Durante o dia a dia, frequentemente temos que tomar decisões sobre onde investir nosso tempo e atenção, seja porque somos responsáveis pela determinada tarefa, existe um prazo acordado ou existem várias pequenas tarefas a serem realizadas. Para isso, são utilizadas algumas ferramentas para ajudar na gestão do tempo, uma delas é a Matriz de Eisenhower.

Adaptado e traduzido de: www.eisenhower.me

Nela as tarefas devem ser priorizadas de acordo com sua urgência e importância, separando as tarefas menos urgentes e importantes que você deve delegar ou não fazer. Após ler esse artigo, tente listar as atividades do seu dia a dia e categorizar de acordo com a matriz. Esse exercício pode te ajudar a ser mais efetivo e assertivo no seu dia a dia.

Outra coisa importante quando falamos de gestão de tempo, é saber dizer não e isso se torna mais importante ainda quando pensado no contexto de mulheres no trabalho.

Segundo um estudo da Harvard Business Review, as mulheres são 48% mais propensas a se voluntariar em tarefas não atreladas a promoção e a dizer sim do que os homens. Essas tarefas beneficiam a organização, mas provavelmente não contribuem para as avaliações de desempenho e progressão na carreira da colaboradora.

Se prepare e comece a dizer não mais vezes. Algumas dicas de como fazer isso:

• Explique o porquê: Compartilhe o contexto e os motivos pelos quais está dizendo não. Ser transparente e honesto pode ajudar as outras pessoas a entenderem mais sobre a sua realidade e objetivos enquanto profissional.
• Alinhe com as lideranças: Compartilhe com as pessoas na liderança e alinhe prioridades com elas sobre seus objetivos profissionais, da área e da empresa. Seja proativa em trazer alternativas e propostas para tornar a conversa mais efetiva.
• Delegue: Prepare as pessoas da sua equipe, entenda as forças e oportunidades de crescimento de cada uma. Torne o ambiente fértil para que delegar seja algo eficaz e produtivo.

Dizer não para uma coisa, é dizer sim para outra mais relevante. Além disso, você vai ser mais efetiva e empoderar as pessoas da sua equipe, priorizando também o que você almeja na sua carreira e bem estar.

Importante (principalmente para lideranças do gênero masculino):

Dizer não, não é só trabalho das mulheres. É necessário ter lideranças e um contexto que favoreçam a distribuição de tarefas de maneira mais justa. Como pessoa líder ou gestora, você pode considerar fazer uma rotação ao longo do tempo entre atribuições das pessoas da equipe. Fique atento as dinâmicas do time, isso pode ajudar as mulheres a terem o crescimento desejado dentro da empresa, além de se sentirem mais engajadas no seu dia a dia. Para a organização, priorizar essas práticas pode ajudar também na retenção desses talentos.

Se você chegou aqui espero ter ajudado com algumas dicas e ideias de como gerenciar o seu tempo e traçar os próximos passos no seu dia a dia e carreira.

Referências:

https://www.ibccoaching.com.br/portal/conheca-os-4-tipos-de-atencao-segundo-psicologia-e-como-desenvolve-los-no-trabalho

https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/

https://hbr.org/2018/07/why-women-volunteer-for-tasks-that-dont-lead-to-promotions