Essa atividade ajuda a equipe a entender melhor o papel de cada pessoa e a aprender quem é responsável por cada atividade. Ao especificar a expectativa cada pessoa da equipe entende o que precisa realizar e como alcançar os objetivos do grupo.

A sessão de Papéis e Responsabilidades reúne todas as pessoas de uma equipe. Durante essa atividade são identificadas responsabilidades de acordo com cada papel. Ao fim da sessão, espera-se que todas as pessoas compreendam o que é esperado delas e que a equipe esteja alinhada sobre essas atribuições.

Papéis são as posições que cada pessoa assume na equipe — por exemplo, em uma equipe de desenvolvimento ágil, você pode ter uma função de Gerente de Produto, Pessoa Desenvolvedora, Analista de Negócio e etc.
Já as responsabilidades são tarefas e compromissos específicos que se espera das pessoas da equipe que ocupam determinado papel.

A dinâmica promove alinhamento acerca de responsabilidades de cada papel, ou seja, do indivíduo, e responsabilidades que são coletivas, da equipe. Esse exercício pode trazer benefícios ao iniciar um time ou em momentos em que as dinâmicas do time variam, como a saída de uma pessoa. Isto, pode levar os membros da equipe a pensar que outra pessoa está assumindo uma responsabilidade específica com a saída de determinada pessoa e isso não acontecer. A falta de alinhamento de expectativas sobre responsabilidades pode resultar em frustrações, retrabalho e ineficiência.

Para realizar a dinâmica, é importante reservar um momento em que todas as pessoas do time tenham disponibilidade e consigam participar ativamente da sessão, sem interrupções. É importante que todas as pessoas sejam parte dos alinhamentos que forem decididos, isso irá influenciar a confiança da equipe de seguir com os acordos.

1º passo: Explicação da dinâmica

Normalmente em facilitações costumo focar em 3 pontos: objetivo, resultado esperado e tempo esperado.

Objetivo da dinâmica: Promover o alinhamento do time sobre os papéis e as responsabilidades.
Resultado esperado: Ter elencado ao fim da dinâmica o que são responsabilidades específicas de cada papel e o que é de responsabilidade coletiva.
Tempo esperado da sessão: 1h 30min

Além disso, neste primeiro momento é importante explicar como vai ser o andamento da atividade além de compartilhar o tempo dedicado para cada etapa.

2º passo: Escrita dos papéis existentes na equipe

Defina quais papéis existem na equipe, por exemplo: Gerente de Projetos, Analista de Negócio, Desenvolvedora, Líder técnica e etc. Escreva-as no quadro que você preparou. Abaixo um exemplo de um quadro que criei no Mural.

3º passo: Cada pessoa do time reflete e identifica responsabilidades para o seu papel

Tempo esperado: 5 minutos

Nesta parte, cada pessoa da equipe tem 5 minutos para escrever as principais atividades pelas quais elas acreditam ser responsáveis em sua própria função. Sugiro limitar o número de post its de 3 a 5 para que de fato as atividades identificadas sejam as mais relevantes. A criação desses post its pode ser feita já na coluna correspondente ao papel.

4º passo: Cada pessoa do time reflete e identifica responsabilidades para os papéis das outras pessoas do time

Tempo esperado: 10 minutos

Nesse passo, as pessoas do time tem 10 minutos para escrever 1 a 3 responsabilidades que eles acreditam serem as principais responsabilidades de cada um dos outros papéis na equipe.
É possível que nesse momento, sejam identificadas responsabilidades que ainda não tenham uma pessoa responsável. Neste caso, as participantes devem já mover os post its para a coluna de "Não atribuída". Reforce a importância de se listar esse tipo de atividade, pois posteriormente essas atividades podem ser atribuídas a determinados papéis.

5º passo: Discussão sobre cada papel

Tempo esperado: 10 minutos por papel

Escolha uma pessoa para começar, por exemplo a Analista de Negócio. Peça a pessoa Analista de Negócio que leia o que escreveu como suas 3–5 prioridades principais. Exemplo abaixo:

Em seguida, peça a cada pessoa da equipe que leia o que foi escrito como as 1–2 principais prioridades para a Analista de Negócio da equipe.
Nessa parte, a Analista pode concordar com as responsabilidades propostas ou recusar. Em casos em que não há uma percepção única sobre quem deveria desempenhar tal atividade, como facilitadora é importante que você facilite a discussão e peça por exemplos. Isto, vai ajudar a equipe a discutir e identificar o papel ao qual essa responsabilidade deve ser atribuída ou ainda, concordar que a responsabilidade deveria ser colocada na coluna “Não atribuída”.

É comum que algumas responsabilidades se sobreponham. Nestes casos, é importante estabelecer prioridades, ou seja, quem é a principal responsável por garantir que determinada tarefa irá acontecer. Por vezes, algo pode ser esperado de todas as pessoas do time, porém há uma pessoa que ficará como a principal responsável e as demais como auxiliares.

Para todo o papel é necessário repetir o mesmo exercício citado acima. Reservei 10 min para cada papel ser discutido, pode demorar menos que isso, mas é importante reservar tempo suficiente para que as discussões consigam ser efetivas.

Após discutir e concordar com as responsabilidades para cada papel, o grupo irá alinhar expectativas e identificar responsáveis acerca das atividades da coluna "Não atribuída". Utilize também 10 minutos no máximo para conseguir finalizar a discussão dessa coluna.

Neste momento, a facilitadora pode fazer a leitura das atividades e facilitar a discussão com o grupo para que se identifique a principal responsável pelas atividades.

Resumo da atividade e próximos passos

No final do exercício, resuma os papéis e as principais responsabilidades atribuídas a cada um para garantir que todas as pessoas presentes estão de acordo. Como próximos passos, é interessante pensar junto a equipe como essas atribuições por papel serão acompanhadas, ou seja, como será possível identificar se os acordos vão funcionar. Sugiro marcar uma revisão acerca desses papéis de tempos em tempos, principalmente quando há mudanças na equipe, como saídas ou entradas de pessoas.

Se você chegou até aqui espero que esse artigo tenha ajudado e encorajado você a realizar a atividade junto a sua equipe.

Como facilitar uma Sessão Remota de Papéis e Responsabilidades