Hiểu rõ về luật chơi

1. Đây là một sân chơi mới, mà chúng ta là những developer, những người chưa có kinh nghiệm về quản lý dự án đang tập tành bước vào.

2. Biết "mình", biết "người", vì thế chúng ta cần chuẩn bị sẵn những vũ khí a.k.a nền tảng kiến thức của quản lý dự án. Chứ không phải dựa vào kinh nghiệm làm team leader, làm developer, hoặc những người đi trước để quản lý dự án.

Các kiến thức nền tảng

Quản lý dự án là gì?

Quản lý Dự án là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các nguồn lực, thời gian và chi phí để đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án.

Một Project Manager cần phải nắm vững quy trình quản lý dự án, từ việc khởi tạo, lập kế hoạch, triển khai, giám sát đến kết thúc dự án.

Các bước cơ bản của quy trình quản lý dự án bao gồm:

1. What?

   1. Khởi tạo: Xác định mục tiêu, phạm vi và các bên liên quan của dự án.

   2. Lập kế hoạch: Phát triển kế hoạch dự án chi tiết, bao gồm các mốc thời gian, nguồn lực và ngân sách.

   3. Thực hiện: Triển khai kế hoạch, phối hợp các nguồn lực và quản lý các hoạt động của dự án.

   4. Giám sát và kiểm soát: Theo dõi tiến độ dự án, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết và đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng.

   5. Kết thúc: Đánh giá kết quả và hoàn tất các thủ tục kết thúc dự án.

Kỹ năng quản lý thời gian và nguồn lực

1. What?

2. Why?

   1. Đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành trong khoảng thời gian đã định.

3. How?

   1. Phân bổ nguồn lực đúng lúc, đúng nơi

   2. Kỹ thuật quản lý thời gian: Áp dụng các kỹ thuật như Pomodoro, Eisenhower Matrix để tối ưu hóa hiệu quả làm việc

4. Tools?

   1. Các công cụ như Microsoft Project, Asana, hay Trello giúp Project Manager theo dõi tiến độ công việc, phân bổ nhiệm vụ và quản lý nguồn lực.

   2. Hay đơn giản nhất: Excel!

Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

1. What?

2. Why?

   1. Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để một dự án thành công

   2. Có những thống kê như sau: 90% công việc của PM là communicate

3. How?

   1. Lắng nghe chủ động: Luôn lắng nghe để hiểu rõ các vấn đề và nhu cầu của nhóm

   2. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng: Tránh các thuật ngữ phức tạp và luôn cố gắng truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu nhất

   3. Xây dựng mối quan hệ: Tạo dựng sự tin tưởng và khuyến khích tinh thần làm việc nhóm trong nhóm dự án

4. Tools?

5. Should?

   1. Project Manager cần biết cách truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và lãnh đạo

   2. Khả năng lắng nghe, đàm phán và giải quyết xung đột cũng là những kỹ năng quan trọng

Hiểu biết về công cụ và phương pháp quản lý dự án

1. What?

   1. Agile: Phù hợp với các dự án yêu cầu sự linh hoạt và thay đổi liên tục

   2. Waterfall: Một phương pháp truyền thống, thường được áp dụng trong các dự án có yêu cầu nghiêm ngặt về quy trình

   3. Scrum và Kanban: Hai phương pháp được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án phần mềm, giúp tăng cường khả năng cộng tác và tối ưu hóa quy trình làm việc

2. Why?

   1. Tools và phương pháp chính là nòng cốt để PM có thể tracking, flowing dự án hiệu quả

   2. Vì thế, chúng ta cần phải thành thạo các tools và phương pháp quản lý dự án khác nhau

   3. Tùy thuộc vào loại dự án và ngành nghề, các công cụ và phương pháp có thể khác nhau, nhưng những phương pháp phổ biến như Agile, Waterfall, Scrum, hay Kanban đều là những kiến thức nền tảng mà một Project Manager cần phải nắm rõ.

3. Tools?

4. How?

5. Should?

Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định

1. What?

   1. Trong quá trình thực hiện dự án, sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Một Project Manager giỏi cần có khả năng nhận diện, phân tích và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả

   2. Việc ra quyết định chính xác trong những tình huống khẩn cấp cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của dự án.

2. Why?

3. How?

   1. Nhận diện vấn đề: Xác định rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề (Root Cause Analysis)

   2. Xem xét các lựa chọn và cân nhắc lợi ích cũng như rủi ro của từng giải pháp

   3. Chọn phương án tối ưu và thực hiện quyết định đó

4. Tools?

   1. 5whys?

   2. fishbone?

5. Should?

Kết luận

Trở thành một Project Manager thành công đòi hỏi sự kết hợp của nhiều kỹ năng và kiến thức. Việc hiểu rõ quy trình quản lý dự án, kỹ năng quản lý thời gian và nguồn lực, khả năng giao tiếp và làm việc nhóm, cùng với việc nắm vững các công cụ và phương pháp quản lý dự án sẽ giúp bạn khởi đầu một cách suôn sẻ trên con đường trở thành một Project Manager chuyên nghiệp.

Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và những kiến thức cần thiết để bắt đầu hành trình của mình. Hãy tiếp tục học hỏi và trau dồi kỹ năng, vì quản lý dự án là một lĩnh vực không ngừng phát triển và đổi mới.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc muốn tìm hiểu chi tiết hơn về bất kỳ phần nào trong bài viết, đừng ngần ngại để lại bình luận.