Communication - Networking 101: 4 Common Mistakes When Messaging

[Vietnamese caption below]

During my time working and studying, I’ve had the opportunity to observe the successful people who came before me, those with more experience and knowledge. Through this, I’ve noticed several common mistakes that many of you make when communicating and networking through messaging platforms. Below are 4 common mistakes I want to share, in the hopes of helping you improve your communication skills.

1. Seen, No Reply - No Thank You

One of the most common mistakes is when you receive detailed answers from others but don’t reply, leave no reactions, or simply fail to say thank you. You may ask a lot of questions, and get a lot of useful information in return, but once the answer is received, you just leave it "seen" without any follow-up.

This behavior can make the person who answered feel disrespected and less motivated to continue sharing information. It could be that you simply forget (like I often do when I’m overwhelmed with work), but at the very least, saying thank you is easy and can help maintain a positive relationship in communication. When you find the answer useful, don’t forget to send a quick thank you to show your appreciation.

2. Using Fake Accounts

While using fake accounts to browse information or leave comments is understandable in certain situations, it can create distrust when you're reaching out to experienced individuals, especially when exchanging knowledge about work-related topics. Accounts with no profile picture, no personal information, no real name, or vague details are often perceived as untrustworthy and make others less inclined to share information or opportunities with you.

By using a real account with a profile picture and complete information, you not only show respect to the person you’re communicating with but also increase your chances of receiving help and valuable insights from them.

3. Lack of Initiative

This mistake happens when you ask very general questions, even though basic information is readily available. For example, when discussing work tasks or reporting progress, you may still ask questions like:

• "Can you share the deadline for this task?"
• "I’ve finished part A; what should I do next?"
• "Could you give me some key points to complete this task?"

Such questions can make the person you’re messaging feel that you’re not being proactive enough in seeking out information. Instead of asking general questions, try to find the information on your own first, and only ask for help when absolutely necessary. This will demonstrate your initiative and save both you and the person responding time.

4. Lack of Politeness

One of the key aspects of communication is politeness. If you’re unsure of the person’s age or rank, the safest approach is to use respectful terms like “em” (for younger people) and ensure your messages have polite phrases such as "dạ" (yes), "thưa" (sir/ma’am), and always adopt a humble tone. This ensures that even if you’re contacting someone who might be more senior, you’ll create a good impression and increase your chances of receiving a response.

Regardless of age, showing respect through the right form of address and politeness is always important. It helps build better relationships and opens up more opportunities for advice and guidance from more experienced individuals.

Effective communication and networking may not always be easy, but they are essential skills, especially when exchanging knowledge or reporting progress in your work. By paying attention to and improving on these small mistakes, your communication will become more effective, and you’ll be more likely to receive the help and guidance you need from others. Start practicing the basics of communication, and you’ll build stronger relationships and succeed in your professional and academic endeavors.

---

Communication - Networking 101: 4 Lỗi Thường Gặp Khi Nhắn Tin

Trong thời gian làm việc và học tập, tôi đã có cơ hội quan sát các anh chị đi trước, những người thành công và có nhiều kinh nghiệm hơn mình. Qua đó, tôi nhận thấy có một số lỗi thường xuyên mà các bạn hay gặp phải trong giao tiếp và networking qua các nền tảng nhắn tin. Dưới đây là 4 lỗi phổ biến mà mình muốn chia sẻ để giúp các bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình.

1. Seen Không Reply - Không Cảm Ơn

Một trong những lỗi thường gặp nhất là khi các bạn nhận được câu trả lời chi tiết từ các anh chị, nhưng lại không phản hồi lại, không thả cảm xúc hay đơn giản là không cảm ơn. Các bạn hỏi rất nhiệt tình, đặt nhiều câu hỏi, nhưng khi nhận được câu trả lời, bạn chỉ "seen" mà không có bất kỳ phản hồi nào.

Điều này làm cho người trả lời cảm thấy thiếu sự tôn trọng và không còn động lực để tiếp tục chia sẻ thông tin. Có thể bạn quên (như mình nhiều khi cũng quá bận rộn, đọc xong nhưng lại quên trả lời), nhưng ít nhất thì câu cảm ơn rất dễ dàng và có thể giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong giao tiếp. Đặc biệt, khi bạn thấy câu trả lời hữu ích, hãy chắc chắn rằng bạn ít nhất gửi một lời cảm ơn để bày tỏ sự trân trọng.

2. Dùng Account Ảo

Mặc dù việc sử dụng tài khoản ảo để lướt thông tin hay comment để tránh bị phát hiện là điều dễ hiểu, nhưng khi bạn liên lạc với các anh chị có chuyên môn, đặc biệt là khi trao đổi kiến thức trong công việc, việc dùng tài khoản ảo có thể khiến người nhận tin cảm thấy không an tâm. Các tài khoản không ảnh đại diện, không thông tin cá nhân, không tên thật thường tạo cảm giác thiếu tin cậy và khó để người khác chia sẻ thông tin hay cơ hội.

Khi bạn sử dụng tài khoản thật, với ảnh đại diện và thông tin rõ ràng, bạn không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với người mà bạn đang liên lạc, mà còn làm tăng cơ hội nhận được sự giúp đỡ và chia sẻ từ họ.

3. Thiếu Chủ Động

Lỗi này thường xảy ra khi các bạn hỏi những câu hỏi rất chung chung, mặc dù thông tin cơ bản đã có sẵn. Ví dụ, khi trao đổi về nội dung công việc hay báo cáo tiến độ, các bạn vẫn hỏi những câu hỏi như:

• "Cho em xin thông tin về deadline task ạ!"
• "Em đã hoàn thành phần A này, em cần tiếp tục làm phần gì tiếp theo ạ?"
• "Anh/chị cho em một số key/note phải làm gì để hoàn thành task này với ạ?"

Những câu hỏi này có thể làm người trả lời cảm thấy rằng bạn chưa chủ động tìm hiểu hoặc đã bỏ qua các thông tin cơ bản có sẵn. Thay vì hỏi một cách chung chung, bạn có thể tự tìm kiếm thông tin trước và chỉ hỏi khi thật sự cần giải đáp. Điều này sẽ giúp bạn có sự chủ động trong công việc và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

4. Thiếu Sự Lễ Phép

Một trong những yếu tố quan trọng trong giao tiếp là sự lễ phép. Nếu bạn không biết rõ tuổi tác của người mà bạn đang liên lạc, cách an toàn nhất là xưng hô "em" và sử dụng các từ ngữ lịch sự như "dạ", "thưa", và có thái độ cầu thị. Điều này sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt với người nhận tin và dễ dàng nhận được sự trả lời từ họ.

Dù bạn là người trẻ tuổi hay lớn tuổi, việc thể hiện sự tôn trọng qua cách xưng hô và thái độ lịch sự luôn là yếu tố quan trọng trong mọi giao tiếp. Việc này giúp tạo dựng được mối quan hệ tốt và mở ra cơ hội giúp đỡ từ các anh chị có kinh nghiệm.

Dù việc giao tiếp trong mạng lưới quan hệ (networking) không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng đây là một kỹ năng cực kỳ quan trọng, đặc biệt khi bạn đang trao đổi kiến thức trong công việc hoặc báo cáo tiến độ dự án. Chắc chắn rằng, nếu bạn chú ý và cải thiện những lỗi nhỏ này, việc giao tiếp của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn và bạn sẽ nhận được sự giúp đỡ từ những người đi trước một cách dễ dàng hơn. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ trong giao tiếp để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và đạt được thành công trong công việc và học tập.

#ChunhThanhDe #ChunhNguyenThanh #NguyenThanhChung #CommunicationNetworking