Voilà pourquoi on n'ouvre pas vos e-mails

Bienvenue sur Simple Tech, où la tech se fait simple comme bonjour. Aujourd'hui, je vous dévoile les secrets d'un email bien écrit et structuré. Mais attention, l'art de composer un email n'est pas juste une question de style ou de convenance ; c'est aussi une affaire de résultats. En effet, un email mal composé peut avoir des répercussions inattendues :

- Perte de temps : Si votre message n’est pas clair, attendez-vous à des allers-retours interminables pour clarifier les malentendus.
- Mauvaise première impression : Dans un contexte professionnel, votre email est souvent la première interaction avec un client ou un collègue. Un email mal écrit peut vous faire passer pour négligent ou non professionnel.
- Opportunités manquées : Des erreurs dans un email, comme une pièce jointe oubliée ou une adresse destinataire incorrecte, peuvent conduire à la perte d'opportunités d'affaires ou à des retards dans les projets.
- Confusion et stress : Un email confus peut créer de l'incertitude, de la frustration et même du stress pour le destinataire, surtout si les informations sont critiques ou urgentes. Ainsi, savoir composer un email n'est pas seulement une compétence technique, mais une nécessité pour assurer une communication efficace, une image professionnelle et pour éviter des faux pas qui pourraient vous coûter cher.

Petit rappel

L'email, comme nous l'avons vu dans notre un récent article , est la version électronique d'une lettre postale. Mais au-delà de ce concept simple se cache une structure bien définie qui, si elle est bien utilisée, peut maximiser l'impact de vos messages.

Les sections indispensables d’un e-mail.

1. Adresse Email et Destinataires

À (To) : Les personnes principales à qui vous envoyez le mail. C'est ici que vous mettez les adresses de ceux qui doivent agir ou répondre à votre message.

CC (Copie Carbone) : Utilisez le CC pour informer des personnes de votre échange sans les impliquer directement. Par exemple, si vous envoyez un rapport à votre supérieur mais souhaitez que votre équipe en soit informée, placez leur adresse ici.

CCI (Copie Carbone Invisible) : Parfois appelée BCC (Blind Carbon Copy) en anglais, le CCI permet d'envoyer votre email à des personnes sans que les autres destinataires n'en soient avertis. Utile pour les newsletters ou lorsqu'il est nécessaire de protéger la vie privée des destinataires.

2. L'Objet

L'objet doit être concis et précis. Il donne une première idée du contenu du mail et influence la décision de l'ouvrir ou non. Par exemple, "Réunion de Projet - Mardi 10h" est beaucoup plus efficace que "Réunion".

3. Le Corps du Message

- Salutation : Commencez par une salutation appropriée, formelle ou informelle selon le contexte.

- Introduction : Brève, précisant le but de l'email.

- Contenu principal : Développez ici votre message. Gardez-le clair et concis. Utilisez des paragraphes pour structurer vos idées.

- Conclusion : Résumez ou proposez une action si nécessaire.

- Formule de politesse : Terminez avec une formule de politesse adaptée.

4. Les Signatures

La signature d'un email est votre carte de visite digitale. Elle peut inclure votre nom, votre poste, les coordonnées de votre entreprise, et même un lien vers votre site web ou vos réseaux sociaux professionnels.
La plupart des fournisseurs de services email (comme Gmail, Outlook) permettent de configurer une signature par défaut :
- Pour Gmail, vous pouvez aller dans les paramètres, puis dans l'onglet "Général" et configurer votre signature.
- Les signatures doivent être professionnelles mais peuvent aussi refléter votre personnalité ou celle de votre entreprise.

Conclusion

Maîtriser la structure d'un email est essentiel pour une communication claire et respectueuse. Chaque partie d'un email sert un but spécifique, depuis l'identification correcte des destinataires jusqu'à la signature qui clôt le message. N'oubliez pas de consulter notre article précédent pour comprendre comment l'email est devenu un pilier de notre communication moderne. Et restez à l'écoute pour des conseils avancés sur la personnalisation de vos signatures d'email !