CAPACITIES: herramienta de productividad para competir con Notion

Tras el nombre de Herramientas de Productividad o PKM (Personal Knowledge Management/Gestión del Conocimiento Personal) lo que realmente encontramos es una completa suite para gestionar prácticamente cualquier cosa que podamos imaginar: notas, calendarios, agenda, wiki, diario personal, bases de datos e incluso alojar nuestra página web. Vendrían a ser una suerte de aplicación de notas hipervitaminada. Si bien la más popular -con diferencia- es la que viene ofreciendo Notion, hoy me gustaría comentar la propuesta de una pequeña empresa alemana: Capacities.

Concepto

De forma más formal; Capacities es una aplicación de gestión de conocimiento (segundo cerebro) y notas diseñada para ayudar a organizar, conectar y visualizar información de la manera mas eficiente posible. Para ello combina características de bases de datos, notas interconectadas y gestión de proyectos en una interfaz bastante intuitiva.

1. Notas conectadas. Las notas creadas permiten interrelaciones mediante enlaces bidireccionales. Se pueden visualizar las conexiones entre ideas en un único panel general.

2. Estructura flexible. Organiza el contenido en «colecciones» (a modo de las carpetas clásicas) y «objetos» (notas personalizables). Permite la utilización de etiquetas (mucho mejor que Notion), enlaces y búsquedas avanzada.

3. Base de datos integrada. Crea el tipos de contenido (paginas, notas, personas, tareas) con múltiples campos personalizables que facilitan filtrar y ordenar toda la información.

4. Plantillas. Hay algunas generadas por la comunidad, tanto gratuitas como para el plan de pago. Pero muy inferiores en cantidad o calidad a lo ofertado en Notion. Eso sí, permite crear de propias.

5. Vista personalizada. Es posible configurar la vista principal (dashboard) a nuestro gusto.

6. Integraciones y exportación. Integración con email, Whatsapp y Telegram. También permite exportar a PDF, Markdown o HTML.

7. Permite crear diferentes «espacios» (libretas tradicionales) NO interconectables entre sí. Nos permitiría tener por separado notas de Trabajo, Ocio, Familia, etc.

8. Permite trabajar completamente sin conexión (offline)

9. Trabajo en equipo aparece como una opción a futuro

Experiencia de uso (Android)

Si la comparamos con Notion, las posibilidades que ofrece son algo menores. Ellos mismos han realizado un documento comentado las diferencias entre ambas desde su punto de vista. Diferencias y opciones que se acrecientan si usamos la App Android en lugar de la de sobremesa (Mac, PC y Linux) o mediante la interfaz web en ordenador.

Una vez creado un primer espacio de trabajo; el punto de partida puede variar en función de nuestras necesidades, de entrada nos ofrece generar: imágenes, notas diarias, páginas o etiquetas. En éste caso donde básicamente pretendemos gestionar notas, empezaremos por crear una o varias «páginas»:

El flujo de trabajo que propone Capacities consiste en ir creando todas las páginas (notas) que vayamos necesitando para posteriormente relacionarlas con una o varias «colecciones» que hayamos definido (lo que vendrían a ser directorios o carpetas) desde el menú «tableros»:

Una de las ventajas que es que es posible asociar una misma página (nota) a distintos tableros (directorios). Ésto, se puede visualizar desde otra de las funciones estrella de Capacities «conexiones» dentro del menú individual de cada «página»

En la imagen anterior podemos observar como la página «Alt43.es» (resaltada) está incluida tanto en la colección «Alt43» como en «Pendientes».

Exactamente lo mismo, se puede llevar acabo con las «etiquetas». Es decir, podemos definir tantas etiquetas como queramos para posteriormente asociarlas a una o varias «colecciones» y de esta forma gestionarlas de forma sencilla:

La única diferencia es que en éste caso, no se habilita la vista «conexiones». Para añadir una o varias etiquetas a una página es tan sencillo como ir a la página en concreto y pulsar sobre el campo «etiquetas», aparecerá un menú desplegable con todas las que hayamos creado:

El menú de edición, que aparece en la parte media de la pantalla (Android) justo antes del teclado, ofrece muchas posibilidades, aunque el manejo resulta algo más impreciso y con menos opciones que en la App de Notion:

Diferencias respecto a Notion

La principal novedad que aporta Capacities consiste en su propio diseño: orientado a la creación de objetos, páginas y etiquetas permitiendo posteriormente relacionarlo todo entre sí. Si lo comparamos por ejemplo con Notion; éste se basa en un sistema más clásico de directorios y subdirectorios (carpetas y subcarpetas). Ésto es algo muy a tener en cuenta, dado que según sea nuestro flujo de trabajo y necesidades el sistema de Capacities puede ser más o menos recomendable.

En lineas generales, las ventajas que en estos momentos le encuentro a Capacities respecto a Notion son cuatro:

1. Flexibilidad

2. Posibilidad de relacionar un mismo objeto (página o etiqueta) con diferentes colecciones

3. Gestión de etiquetas

4. Privacidad

En todo lo demás, que es bastante, está muy por debajo (muchísimo en el caso de la App Android). También hay que tener en cuenta tanto la madurez de una y otra como el equipo de desarrollo que tienen detrás. No me cabe duda de que si reciben el suficiente apoyo por parte de la comunidad, irán puliendo su desempeño actual y añadiendo nuevas prestaciones.

Si deseas probarla, mi sugerencia es que lo hagas mediante la aplicación de escritorio o mediante navegador web también de escritorio. La App Android no sólo está muy verde sino que, al menos en mi caso, se colgó en repetidas ocasiones.